スクールの規模が大きくなるほど大変なのがデータ管理です。デスクワークのほとんどをパソコンで行うと思いますが、「コンピュータ関係のトラブルはたまには起こるものだ」という認識を持っておいた方が良いです。
よくあるのが「インターネットにつながらなくなった」「ファイルにアクセスできなくなった」「メールができなくなった」といったトラブルです。特にインターネットにつながらなくなった場合は、ほとんどの業務がストップしてしまい、何もできなくなってしまう時代です。
もちろん、現場にコンピュータに詳しい人がいて、その人がトラブルに対応し、解決できるのが一番良いですが、なかなかそうもいかないと思います。
ですから、スクール運営として大事なのは「こんなトラブルが起こった場合は、ここに問い合わせる」というように、トラブル時に適切な問い合わせ先がすぐに分かるような仕組みを用意しておくということです。
担当者の異動や退職で引継ぎがうまく出来ておらず、トラブルが起きてもどこに問い合わせたらよいのかが分からないという状況が一番危険です。
ですから、「こんな時はここに問い合わせする」というような一覧を作り、スタッフで共有することが大事です。
これはコンピュータ関係に限らず、建物のセキュリティに関することや、電気系統に関することなど、スクールによって色々あるはずですから、考えられるトラブルには全てすぐに適切な窓口に問い合わせできるようにしておくべきです。