年初にあたり「今年はあれをやりたい！」「今年こそこれをやらないと・・・」と思いながら、出来ないままになっていることってありませんか？
課題は把握しているのに「それについて話し合う時間がない」「日々の業務に忙殺されてやる時間がない」と嘆いている責任者の方も多いと思います。
改善すべき大きな課題があるのに、目の前の業務に手一杯で、課題の改善に取り組めないようでは、いつまで経ってもスクール経営は良くなりません。
スクールによって様々な事情があるとは思いますが、おススメしたいのはスケジュール管理の仕組みを変えることです。
どのように変えるのかというと「出来る限りのスケジュールを定例化してしまい、そのスケジュールを優先させる仕組みにしてしまう」のです
例えば、「朝礼は9:30～9:45で全員で毎朝行う」「毎週金曜日の10:00～10:30で責任者のみで週MTGを行う」「毎月第1月曜の13:00～15:00で全体会議を行う」「毎月第3週の15:00～16:00で講師打ち合わせを行う」「毎日18:00～19:00に出勤者が翌日の授業の準備をする」「毎週火曜の13:00～16:00の間に全スタッフで生徒管理業務をする」といった感じです。
要は誰がいつ何をするのかというスケジュールのルールを作るのです。
つまり、継続的に必要な業務は可能な限り型化して、定例スケジュールにまで落とし込むことようにします。そして、大事なことは決まったスケジュールは出来る限り優先して、その時間に他の業務を入れないということです。これを徹底していけば、空いている時間に他の仕事をやろうとするようになってきます。
このように、「やりたいこと」や「やらないといけないこと」が決まったら、まずはスケジュールから固めてしまって、考えたり動いたりする時間を先に確保してしまう仕組みにするのです。
もちろん、生徒対応など日々色々と突発的な仕事は発生するとは思いますが、「空いた時間で〇〇をやる」というのではなくて「〇〇をやるために、まずはスケジュールを確保する」というスケジュール管理の仕組みがスタッフ全員に浸透すれば、課題の解決や改善につながるはずです。
時間割の作成、講師の出勤予定の作成なども、ギリギリにやるから時間と手間がかかるのです。とにかく先にスケジュールのルールを決めてしまって、例外が発生した際にだけ調整するようにできれば、スケジュール調整業務も大幅に減らすことができるはずです。