どのスクールでも生徒の情報はある程度、データベース化して管理していると思います。
しかし「どの情報」を「どのように」管理しているかはスクールによって様々でしょう。
では具体的にどう管理すべきなのでしょうか？
個人的には「経営に必要な情報」と「運営に必要な情報」という2つの観点で必要な情報を整理するのが良いと思います。
経営に必要な情報とは、お客様からの問い合わせや資料請求された際などの入学前の情報などです。
運営に必要な情報とは、受講カルテなどの入学後の受講管理の中で必要な情報です。
ポイントは入学する前と後で管理すべき情報は違うということです。
入学前は、入学につなげる為に必要な情報を管理すべきです。例えば、電話やメールなどの連絡先、希望する講座や目標、対応状況などが挙げられます。
入学した後は、生徒の目標を達成していただける為に必要な情報を管理すべきです。例えば、受講の進捗や出席率、理解度などが挙げられます。
これをデータとして管理するツールは、スクールによって様々です。
全国に何百も数があるスクールなら、専用の管理システムを導入しているでしょうし、個人経営教室ならAccessやExcelなどの手頃なソフトで十分でしょう。
大事なことは、どのツールで管理するのかではなく、どの情報を管理すべきなのかをしっかり考えて管理することです。
.
データは蓄積することが目的ではなく、それを活用することが目的のはずです。
ですから、管理すべき情報を定期的に関係者で話し合う場を設けるなどの仕組みを導入して、検証・修正していくことが重要です。